ホームページ刷新と自社の守り

この記事の結論(30秒で分かる要約)

当事務所のホームページを、すべてのページ作り直しました。コンセプトは「ひまわり色」と「ノートの安心感」です。見た目だけでなく、画像を軽くしてページを速くし、LINEなどで共有したときの表示や、スマホからのお問い合わせのしやすさも整えました。

あわせて、昨日の記事に書いた「AIを点検役にして自社の情報管理を見直す」を、自分の事務所で実際にやりました。お問い合わせの内容を見る管理画面のログインを、共通パスワードから「許可した1つのGoogleアカウントだけ」に変えるなど、守りを強めています。

Q. 今回、ホームページの何が変わったのですか？

A. 事務所の紹介、税務顧問・相続・創業のサービス、よくある質問、お問い合わせ、ブログまで、すべてのページを同じデザインで作り直しました。

会計や税金の相談は、先の見えない不安から始まることが多いと感じています。そこで、手元のノートを開いたときのような、落ち着いて読める紙の質感に、事務所のロゴにもあるひまわりの黄色を合わせました。文字は大きめに、行の間は広めにして、スマホでも疲れにくい読みやすさにしています。

ブログの記事も読みやすくなりました。記事の最初に目次が出て、読み終えたあとには、同じ話題の記事をご案内します。

Q. 見た目のほかに、どんなところを直しましたか？

A. 表示の速さ、共有したときの見え方、お問い合わせまでの道筋など、気づきにくいところも整えました。

• 重い画像を軽くしました。大きいものは約6MBありましたが、見た目はそのままで、約0.05MBまで小さくしています。ページの表示が速くなります
• LINEやFacebookでページを共有したときに、事務所名とロゴの入った画像が出るようにしました
• ブラウザのタブに出るロゴの、白い四角い背景を取り除きました
• 上部メニューの「DX」という言葉を、「事務・ITのサービス」に言い換えました。専門用語を使わずに、何のサービスか分かる言葉にしています
• ホームページ制作などのページからお問い合わせに進むと、該当するご相談内容にあらかじめチェックが入るようにしました
• AIチャットの最初の質問例を、「顧問料はどのくらい？」「相続のこと、何から始めればいい？」「社長の事務作業を減らしたい」の3つに変えました

Q. 昨日の記事の「AIを点検役に使う」は、実際にやってみたのですか？

A. はい。当事務所の管理画面と設定を、AIに読ませて点検し、見つかった弱いところを直しました。

昨日の記事では、設定やルールを書いたファイルをAIに読ませて「許可の範囲が広すぎないか」を洗い出せる、と書きました。書いた以上は自分たちでもやるべきだと考え、ホームページの改修とあわせて、お問い合わせの内容を見る管理画面と、ホームページの設定を点検しました。実際に直したのは、次の点です。

• ログインの方法を変えました。全員で共通のパスワードを使う方式をやめ、許可した1つのGoogleアカウントだけが入れる方式にしました。確認は、画面とサーバーの両方で行います
• ログインが残らないようにしました。ブラウザを閉じるとログインが切れます。ログアウトしたときは、画面に残っていたお問い合わせやチャットの履歴も消します
• 管理画面を、他のサイトの中に埋め込んで表示できないようにしました。見た目をそっくり重ねてだます手口への対策です
• エラーが起きたときに、内部の詳しい情報を外へ返さないようにしました。詳細は、事務所側の記録にだけ残します
• AIチャットの会話を管理画面に表示するとき、文字を「命令」として扱わないようにしました。チャットに悪意のある文字が入れられても、画面を操作されないためです
• 鍵やパスワードを書いたファイルが、公開用のデータに紛れ込まない設定を整えました。

AIの指摘を鵜呑みにせず、理由と該当の場所を確かめてから直し、動作を試してから公開するという進め方は、昨日書いた注意点のとおりです。

昨日の記事はこちらです → https://ohara-zama.jp/blog/2ftaq6dk2_g4/

Q. 小さな会社でも、すぐにできる見直しはありますか？

A. 難しい設備がなくてもできる見直しが、4つあります。

• 共通パスワードをやめる。1つのIDとパスワードを全員で使っていると、誰が操作したのか分からず、退職した人も入れてしまいます。一人ずつのログインに変えられるサービスは、そうしてください
• 入れる人を、年に1回は見直す。退職・異動のたびに、会計ソフト、クラウドの保管場所、ホームページの管理画面に入れる人を確認します
• 共用パソコンでは、ログアウトしたあとに情報が残らないか確かめる。戻るボタンで前の画面が出てこないかを、一度試してみてください
• ホームページの更新ソフトを、古いままにしない。昨日の記事のとおり、何も変えていなくても、欠陥が公表された日から危険な状態になります

税理士には、税理士法で、業務で知り得た秘密を守る義務があります。お客様の資料を預かる事務所ほど、日々の小さな見直しを積み重ねることが大切だと考えています。

まとめ

• ホームページを、ひまわり色とノートの安心感で、すべてのページ作り直しました。画像を軽くし、共有したときの表示や、お問い合わせまでの道筋も整えています。
• 昨日の記事に書いた「AIを点検役にする」を、自分の事務所で実際に行いました。管理画面のログインは、共通パスワードから、許可した1つのGoogleアカウントだけに変えています。
• 小さな会社でも、共通パスワードをやめる、入れる人を見直す、ログアウト後に情報が残らないか確かめる、更新ソフトを古いままにしない、の4つはすぐにできます。

ホームページや社内の仕組みの見直しのご相談は、無料相談からどうぞ → https://ohara-zama.jp/contact/ 税理士・行政書士小原司事務所/株式会社オハラ・マネジメント・システムズ(神奈川県座間市)